Rejoignez INDRI, une ONG innovante à Madagascar, en tant que Chargé(e) des Opérations. Contribuez à la gestion administrative, financière et logistique pour soutenir des projets de développement durable et de restauration écologique.
Soutien aux finances et comptabilité: - Aider à la préparation des budgets pour les demandes de financement et missions terrain. - Assurer le suivi des dépenses en respectant les budgets et obligations des bailleurs de fonds. - Budgéter les ateliers et événements divers, en lien avec les responsables des activités. - Fournir au cabinet comptable toutes les informations et pièces justificatives nécessaires à la bonne tenue des comptes. - Assurer la préparation et le suivi des audits financiers, mettre à disposition les documents requis et assurer le suivi des échanges avec le cabinet d'audit. - Assurer un archivage des documents administratifs et financiers pour un accès facile et une traçabilité optimale. - Gérer la petite caisse de l'organisation (enregistrement des dépenses, mise à jour des soldes, approvisionnements). Logistique événementielle: - Identifier et prendre contact avec les prestataires nécessaires à la conduite des activités. - Assurer la contractualisation et le respect des clauses contractuelles. - Communiquer avec les équipes opérationnelles pour s'informer des besoins logistiques. - Veiller à l'obtention des informations des besoins et du budget. - Coordonner les prestataires (restauration, sonorisation, traduction, décoration, etc.). - Assurer la disponibilité et le bon fonctionnement du matériel avant chaque événement. - Contribuer à l'accueil des participants (badges, documents, orientation). - S'occuper des remboursements des frais des participants pris en charge. - Faciliter le bon déroulement sur place. Organisation des déplacements: - Coordonner les déplacements de l'équipe et des missionnaires (réservations de billets, hôtels, moyens de transport). - Préparer les documents nécessaires aux voyages (ordre de mission, note de frais). - Anticiper les besoins logistiques des missions terrain (permis, matériel nécessaire). Gestion du bureau et des équipements: - Veiller au bon fonctionnement des équipements (ordinateurs, imprimantes, connexion internet). - Gérer les stocks et fournitures (papier, encre, matériel bureautique, consommables). - Assurer de la propriété et de l'organisation du bureau, en coordonnant l'entretien. - Anticiper et gérer les achats nécessaires (eau, café, snacks, matériel spécifique). - Effectuer un inventaire périodique du matériel et des stocks. - Se déplacer en ville pour les achats ou démarches logistiques nécessaires. Support aux ressources humaines: - Contribuer à la préparation des dossiers administratifs des nouvelles recrues (contrats, documents d'onboarding etc.). - Appuyer le suivi administratif du staff : arrêt maladie, congés maternité, obtention de visa etc. - Assurer le suivi des timesheets et des congés. - Appuyer l'organisation des réunions d'équipe.
Diplôme de niveau Bac+3 minimum en finances, comptabilité, administration, gestion ou domaine équivalent. Expérience démontrée en gestion administrative et organisation d'événements, logistique, déplacements dans une ONG ou un environnement multi-acteurs. Sens pratique, rigueur et autonomie dans la gestion de plusieurs tâches simultanées. Excellentes capacités d'organisation, d'anticipation et de résolution de problèmes. Aisance relationnelle et capacité à interagir avec des profils variés (prestataires, membres, donateurs).