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Pôle RH Assurer la gestion administrative du personnel pour un périmètre d'environ 50 salariés : constitution et suivi des dossiers, contrats de travail, avenants, attestations et documents administratifs divers. Préparer et suivre les éléments variables de paie en lien avec le prestataire ou le service concerné, contrôler les informations transmises et assurer le suivi des échéances. Participer à la gestion des entrées et sorties des salariés : formalités administratives, suivi des périodes d'essai, visites médicales et documents de fin de contrat. Assurer le suivi des absences, congés, retards et temps de travail, en lien avec les outils internes de gestion RH. Participer au processus de recrutement : rédaction et diffusion des annonces, présélection des candidatures, organisation des entretiens et suivi des candidatures. Veiller à la bonne tenue et à la mise à jour des dossiers du personnel, des tableaux de suivi et des documents RH. Contribuer à l'amélioration et à la structuration des procédures administratives RH. Utiliser les outils d'intelligence artificielle pour optimiser la gestion des données, automatiser certaines tâches et améliorer le suivi du personnel. Identifier les possibilités d'automatisation des processus et proposer des outils adaptés aux besoins du service. Pôle juridique Assurer le suivi administratif et juridique des sociétés du groupe, notamment la préparation et le classement des documents sociaux et contractuels. Participer à la rédaction et à la mise à jour de documents juridiques courants : courriers, contrats, avenants, procès-verbaux et documents administratifs. Assurer le suivi des formalités auprès des organismes compétents : INPI, Infogreffe, greffes et autres interlocuteurs administratifs. Suivre les échéances contractuelles, administratives et juridiques, et assurer les relances nécessaires auprès des interlocuteurs concernés. Participer à la gestion documentaire et à l'organisation des dossiers sur les espaces partagés et les data rooms. Assurer le suivi des échanges avec les avocats, notaires, experts-comptables et autres conseils externes. Contribuer à la préparation des dossiers d'audit, des opérations sur les sociétés et des formalités liées à la vie sociale des entreprises. Assurer le suivi des factures, des demandes administratives et des dossiers en cours, en lien avec les équipes internes. Assistance de direction et coordination transversale Organiser, centraliser et suivre les demandes, les échéances et les dossiers en cours. Préparer les documents, tableaux de bord et comptes rendus nécessaires au pilotage des activités. Faciliter la coordination entre les équipes internes, les prestataires et les interlocuteurs externes. Identifier les points de blocage, anticiper les échéances et proposer des améliorations dans l'organisation et le suivi des dossiers. Garantir la confidentialité des informations traitées, notamment en matière RH, sociale et juridique.
Nous recherchons un(e) professionnel(le) disposant d'une expérience confirmée en assistance de direction, en administration RH, en gestion juridique ou dans une fonction administrative polyvalente à responsabilités. Le poste nécessite un profil solide et autonome, capable d'intervenir sur des sujets variés, de gérer plusieurs dossiers simultanément et de travailler en lien direct avec les directions RH et Juridique.