Responsable Ressources Humaines & Assistante de Direction

Rejoignez MEDIAIKO SARL à Antananarivo en tant que Responsable RH & Assistante de Direction pour piloter la gestion administrative, les ressources humaines et le support de la Direction au sein d'un centre médical.

Missions

Le/la Responsable Ressources Humaines & Assistante de Direction assure un rôle transversal de sécurisation administrative, de coordination RH et d'appui direct à la Direction. Le poste garantit la fiabilité de l'administration du personnel, la qualité du recrutement et du suivi des collaborateurs, l'organisation du secrétariat de Direction, la tenue rigoureuse de la petite caisse et la qualité de la relation administrative avec les clients et partenaires du Centre. Le périmètre RH exclut le calcul, la validation et le paiement de la paie. Le/la titulaire prépare et transmet uniquement les éléments administratifs validés nécessaires au traitement de la paie, selon le calendrier défini par la Finance ou le prestataire concerné. Activités principales Administration des Ressources Humaines – hors paie • Tenir et mettre à jour les dossiers individuels du personnel : contrat, avenant, pièces d'identité, diplômes, coordonnées, affectation, congés, absences, sanctions, formations et documents de sortie. • Préparer les contrats, avenants, attestations, certificats administratifs et courriers RH, puis organiser leur validation et leur archivage. • Suivre les périodes d'essai, renouvellements, fins de contrat et autres échéances RH ; alerter la Direction suffisamment en amont. • Administrer les congés, absences, retards et justificatifs en coordination avec les responsables de service ; maintenir un tableau de suivi fiable. • Préparer et transmettre les variables administratives de paie validées (présences, absences, congés, éléments contractuels, primes autorisées), sans calculer ni valider la paie. • Veiller à la bonne tenue du registre du personnel, des dossiers obligatoires et du classement physique/électronique, dans le respect du droit du travail applicable. • Assurer le suivi administratif des visites médicales du travail, assurances ou couvertures du personnel et autres obligations employeur relevant de son périmètre. • Assurer une veille réglementaire sur la gestion des ressources humaines et veiller à l'application des textes de loi, de la convention collective et du règlement intérieur. Recrutement, intégration et départ des collaborateurs • Recueillir et formaliser les besoins de recrutement avec la Direction et les responsables concernés ; mettre à jour les fiches de poste. • Publier les annonces, présélectionner les candidatures, planifier les entretiens, préparer les grilles d'évaluation et organiser les prises de références lorsque requis. • Préparer les éléments administratifs d'embauche et coordonner l'intégration : documents, badge/accès, matériel, présentation de l'organisation, règles internes et interlocuteurs clés. • Organiser les évaluations de fin de période d'essai et relancer les managers afin qu'une décision soit prise avant l'échéance. • Sécuriser les départs : restitution du matériel et des accès, documents de sortie, passation, archivage et mise à jour des effectifs. Développement, performance et climat social • Planifier les entretiens d'évaluation et assurer le suivi des objectifs, plans de progrès et décisions prises avec les managers. • Recueillir les besoins de formation, tenir le plan de développement des compétences et suivre les attestations ou habilitations nécessaires. • Être un point de contact de premier niveau pour les questions RH des collaborateurs, avec écoute, neutralité, discrétion et escalade appropriée vers la Direction. • Préparer les éléments factuels nécessaires aux procédures disciplinaires ou situations sensibles, sans se substituer à la décision de la Direction. • Contribuer à la qualité du climat de travail, à la communication interne et au respect du règlement intérieur, de l'éthique et des règles de confidentialité. Assistance de Direction et secrétariat exécutif • Gérer l'agenda de la Direction : rendez-vous, priorités, arbitrages, rappels, disponibilité des documents et anticipation des conflits d'agenda. • Organiser les réunions de Direction et rendez-vous externes : convocations, salle ou lien de visioconférence, ordre du jour, dossiers préparatoires et logistique. • Rédiger les comptes rendus et maintenir un registre des décisions/actions avec responsables et échéances jusqu'à clôture. • Filtrer et orienter les appels, courriels, courriers et visiteurs ; distinguer les sujets urgents, confidentiels ou nécessitant un arbitrage immédiat. • Préparer et mettre en forme courriers, notes, attestations, présentations et documents confidentiels de la Direction. • Organiser les déplacements, réunions externes, visites de partenaires ou événements professionnels selon les besoins. • Tenir un classement sécurisé des documents de Direction, contrats, conventions et correspondances sensibles avec gestion des droits d'accès. • Saisir les versements des Médecins directeurs. • Verser à la banque les recettes de la société. Relation clients, patients, partenaires et accueil de Direction • Accueillir et orienter avec professionnalisme les clients, patients, familles, partenaires, prestataires et visiteurs sollicitant la Direction. • Coordonner les rendez-vous de la Direction avec les clients/partenaires et assurer le suivi administratif des demandes ou engagements pris. • Enregistrer et suivre les réclamations ou insatisfactions à caractère administratif ; transmettre immédiatement les sujets médicaux ou cliniques aux professionnels de santé compétents. • Assurer une communication courtoise et cohérente avec les clients entreprises, assureurs/tiers payeurs, partenaires et fournisseurs, dans les limites des délégations reçues. • Veiller au respect strict de la confidentialité des informations concernant les patients, les collaborateurs et les partenaires ; ne communiquer que les informations nécessaires aux personnes habilitées. Gestion de la petite caisse • Assurer la garde de la petite caisse dans la limite du plafond autorisé par la Direction/Finance. • Effectuer uniquement les décaissements préalablement autorisés et correspondant aux catégories de dépenses admises. • Exiger une pièce justificative pour chaque sortie ; établir un bon de caisse numéroté lorsqu'un document complémentaire est requis et obtenir les signatures prévues. • Tenir le journal de caisse, classer les justificatifs et réaliser les comptages/rapprochements selon la fréquence définie avec la Finance. • Préparer les demandes de réapprovisionnement avec le détail des dépenses et les pièces correspondantes ; signaler immédiatement tout écart ou document manquant. • Ne jamais approuver sa propre dépense, sa propre avance ou son propre remboursement ; toute exception doit être validée par une personne habilitée. Support administratif et coordination générale • Gérer le courrier entrant/sortant, les registres de transmission et le suivi des documents en attente de signature ou de réponse. • Suivre les fournitures administratives, badges, clés, petits équipements et dotations confiées au personnel ; coordonner les besoins avec les services compétents. • Tenir un échéancier des contrats administratifs, abonnements, assurances, autorisations ou documents à renouveler et alerter les responsables concernés. • Contribuer à l'organisation des événements internes, réunions du personnel, formations et actions de communication institutionnelle. • Apporter, à la demande de la Direction, un soutien ponctuel à tout dossier administratif compatible avec la fonction et avec les règles de séparation des tâches. Contrôles clés et limites de responsabilité • Paie : le poste ne calcule, ne valide et ne paie pas les salaires ; il transmet les éléments administratifs dûment validés au responsable de la paie/Finance. • Décisions RH sensibles : aucune embauche, rupture de contrat, sanction ou modification de rémunération n'est décidée unilatéralement par le poste ; ces décisions appartiennent à la Direction et/ou aux personnes habilitées. • Petite caisse : séparation obligatoire entre demande, autorisation, décaissement et contrôle ; les contrôles inopinés peuvent être réalisés par la Finance ou le prestataire. • Données de santé : le poste n'émet aucun avis médical et n'accède aux informations cliniques que lorsque cela est strictement nécessaire, autorisé et proportionné à une tâche administrative. • Engagements externes : aucune promesse commerciale, contractuelle ou financière n'est prise au nom de la Société en l'absence de délégation formelle. • Confidentialité : dossiers du personnel, données patients/clients, informations financières et documents de Direction sont traités selon le principe du besoin d'en connaître. Pilotage et reporting • Produire un tableau de bord RH mensuel : effectifs, recrutements, départs, absences, congés, périodes d'essai, formations, dossiers en attente et points de vigilance. • Tenir un suivi des décisions et actions de Direction, avec échéance, responsable, statut et relance. • Présenter périodiquement l'état de la petite caisse : solde théorique, solde physique, dépenses, pièces manquantes et demandes de réapprovisionnement. • Suivre les demandes/réclamations clients ou partenaires relevant de son périmètre et escalader les dossiers non résolus. • Alerter sans délai la Direction en cas de risque social, conflit, échéance sensible, incident de confidentialité, écart de caisse ou situation pouvant affecter l'activité du Centre. Indicateurs de performance proposés Administration RH : Dossiers du personnel complets et à jour ; échéances contrats/essais/visites suivis sans retard. Recrutement & Intégration : Délais de recrutement suivis ; parcours d'intégration et check-list de sortie complétés. Temps & absences : Congés, absences et justificatifs enregistrés à temps ; variables administratives transmises selon calendrier. Appui Direction : Agenda fiable ; comptes rendus et actions de Direction suivis jusqu'à clôture. Relation clients : Demandes administratives tracées et orientées ; réclamations suivies avec délai de réponse maîtrisé. Petite caisse : Écart de caisse nul ou immédiatement justifié ; 100 % des décaissements couverts par une pièce justificative. Conformité & confidentialité : Aucun document sensible partagé hors habilitation ; archivage et accès maîtrisés.

Profil recherché

Formation • Bac +3 à Bac +5 en Ressources Humaines, Administration, Gestion, Droit, Management ou formation équivalente. • Une formation complémentaire en secrétariat de direction, droit social, gestion administrative ou contrôle interne constitue un atout. Expérience • Minimum 3 années d'expérience en administration RH, gestion du personnel ou fonction RH généraliste, idéalement avec une composante d'assistanat de Direction. • Une expérience dans un établissement de santé, une structure médicale, une assurance santé ou un environnement soumis à une forte exigence de confidentialité est fortement appréciée. • Une expérience pratique de la tenue d'une petite caisse, du suivi administratif et de la relation clients/partenaires est souhaitée.

Compétences