Assistant(e) en Passation de marchés

Rejoignez la FAPBM, une fondation dédiée à la conservation de la biodiversité à Madagascar, en tant qu'Assistant(e) en Passation de marchés. Contribuez à la gestion rigoureuse des procédures d'achats pour soutenir des projets environnementaux cruciaux.

Missions

1. Accompagnement des gestionnaires et planification des marchés Accompagner les gestionnaires et partenaires dans l'élaboration, l'actualisation et la mise en œuvre de leurs PPM; Appuyer l'identification, la programmation et la priorisation des besoins en marchés, en veillant à leur cohérence avec les activités, les budgets et les plans de décaissement; Organiser des séances d'accompagnement et des points de suivi pour faciliter la planification et anticiper les difficultés; 2. Suivi des PPM et appui à la mise en œuvre des procédures de passation de marchés Consolider les PPM dans un tableau de bord commun et assurer le suivi des échéances, responsabilités, retards, blocages et actions requises; Élaborer une programmation des marchés prioritaires et alerter les parties concernées sur les risques susceptibles d'affecter leur réalisation; Appuyer la conduite administrative des procédures de passation des marchés, notamment par la vérification des dossiers, la préparation des pièces requises et la coordination de leur collecte; Assurer les relances nécessaires jusqu'à la contractualisation; 3. Gestion administrative et documentaire des marchés et des fournisseurs Veiller à la complétude, à la conformité, à la traçabilité et à l'archivage physique et électronique des dossiers de marchés; Assurer la disponibilité des documents nécessaires aux besoins de contrôle, d'audit et de reporting; Tenir les informations relatives aux fournisseurs et prestataires et contribuer à la vérification de leurs pièces administratives, notamment dans le cadre du KYC et de la due diligence; Contribuer au suivi des évaluations de performance des fournisseurs et prestataires; 4. Reporting, collaboration et amélioration continue Produire les rapports et les situations périodiques sur l'exécution des PPM et des procédures; Analyser et signaler les écarts et anomalies, et proposer les mesures correctives nécessaires; Participer aux réunions de coordination et assurer le suivi des décisions et recommandations relevant de son périmètre; Apporter un appui opérationnel au bon fonctionnement du département; Contribuer à la préparation des audits, au suivi des recommandations et à l'amélioration des procédures et outils; Maintenir une collaboration fluide avec les partenaires et les services, dans le respect des valeurs de la FAPBM.

Profil recherché

- Formation: Diplôme d'au moins Bac+3 en Administration, Gestion, Droit ou domaine équivalent (formations en passation de marchés ou gestion de projets appréciées). - Expérience professionnelle: Au moins 05 ans d'expérience dans un poste similaire (achats, administration, marchés), avec une pratique avérée de la coordination simultanée de plusieurs dossiers (expérience avec les bailleurs de fonds ou ONG souhaitée).

Compétences