Malakass, une entreprise agro-industrielle à Madagascar, recherche un Assistant Administratif (H/F) rigoureux et organisé pour gérer les opérations administratives et financières sur site.
L'assistant administratif assure la gestion quotidienne des opérations administratives et financières de base sur site. Il/elle garantit la disponibilité et fiabilité des informations/pièces comptables transmises au cabinet comptable externalisé et sécurise les flux financiers de l'entreprise. Collecter et organiser les documents administratifs. Scanner et transmettre les pièces comptables au cabinet externe. Assurer le classement et l'archivage des documents. Réaliser les démarches administratives pour assurer la conformité juridique et comptable: déclaration et enregistrement fiscaux: IRSA, IS etc. Assurer les différents enregistrements juridiques à faire: lié aux levés de fonds, Convention compte courant, subventions etc. Tenir à jour un tableau de suivi des échéances administratives et fiscales et alerter la direction en cas de risque de retard. Établir le prévisionnel de caisse et le rapport de caisse hebdomadaire, et les transmettre à la direction. Établir l'état de caisse nécessaire au rapprochement bancaire sur ODOO. Enregistrer quotidiennement et avec exactitude l'ensemble des entrées et sorties d'argent. Assurer la cohérence permanente entre les justificatifs (factures, reçus, bons) et les flux financiers réels. Signaler sans délai tout écart de caisse constaté et proposer des actions correctives. Sécuriser la conservation physique des fonds et des documents de caisse (coffre, registre, contrôles ponctuels). Effectuer les paiements des agriculteurs et assurer le suivi des remboursements d'avances consenties. Gérer les paiements fournisseurs selon les moyens appropriés (chèque, Mvola, espèces), dans le respect des procédures internes. Suivre et vérifier la conformité des justificatifs de paiement et des factures avant règlement. Assurer l'encaissement et le recouvrement des créances clients à échéance, basé à Tuléar. Entretenir une communication claire et professionnelle avec les agriculteurs, fournisseurs et clients concernant l'état de leurs paiements. Participer à la mise en place de procédures simples et applicables: état d'émargement conforme, respect de la procédure de décaissement, suivi des bons de livraison sortis de l'usine. Proposer des améliorations concrètes à l'organisation administrative de la société. Signaler toute anomalie, incohérence ou dysfonctionnement constaté dans les processus administratifs ou financiers. Participer, à la demande de la direction, à la rédaction ou à la mise à jour de modes opératoires internes. Participer activement à la préparation et à la représentation de l'entreprise lors des différents événements (salons, réunions institutionnelles, visites officielles, etc.). Assurer la préparation logistique et administrative lors des visites de personnes externes au sein de l'usine (partenaires, investisseurs, autorités, clients). Veiller à la bonne circulation de l'information entre les différentes parties prenantes internes et externes. Appui du Directeur Général sur les documents liés aux différents recrutements. Assurer le suivi des stocks de bois de chauffe de l'entreprise: vérifier la cohérence entre le stock réel et le stock physique (contrôle réel tous les 15 jours). Assurer le suivi des stocks d'emballages (packaging des produits par format, cartons, sacs) au sein de l'entreprise (contrôle réel tous les 15 jours). Documenter les écarts constatés et en informer la direction avec des propositions d'actions correctives. Participer à l'amélioration des outils de suivi de stock (tableaux, fiches de suivi, procédures d'inventaire).
Formation en gestion, comptabilité ou administration. Première expérience souhaitée dans un rôle similaire (assistant administratif, comptable ou de gestion) est souhaitée, idéalement en environnement industriel, agricole ou PME. Rigueur et sens de l'organisation. Honnêteté et fiabilité. Capacité à travailler en autonomie. Maîtrise des outils bureautiques de base.